THE HAM MEDIA BLOG

一つ前のエントリーで、
『「スピード」というライフハック』
というのを書いたが、実は書きたかったことからかなり遠のいた事を書いていた。

単に内容が頭の中でまとまらなかったのですけどね。

スピードを速くすることも、時間効率をよくする一つの方法ですが、
それも含めて、行動をマルチタスク化させて進めることが重要である。

マルチタスク、つまりは同時に作業したり、
時間や順序を意識しながら行動することが大切なのだが、
そのための５つのステップを紹介する。

５つのステップ

行動をマルチタスク化するには、
次の５つのステップが重要であると考える

１、タスクを明確に

２、タスクにかかる時間を考える

３、順序を考える

４、一つのタスクの中でも時間と順序を考える

５、数歩先を視野に

順に説明していこう

１、タスクを明確に

これは行動予定の明確化。
どんなことをする予定があるのか、それをまず意識しておかねばならない。

行動予定を忘れてもだめだし、予定を放置しておくのも良くない。
あらかじめどんな予定があり、どんな事をしなければならないのかは、
紙に書くなり、意識としてでもいいから行動予定などを明確化する。

ここで重要なのが、明確にした予定の内容も考えることである。
１つのタスクで、どのような作業が必要なのかなどがそれにあたる。
マルチタスク化できるかはここにかかっている。

２、タスクにかかる時間を考える

１で明確化したタスクにかかる時間を考えるのが次のステップ。
どの位の量で、自分のスピードがどのくらいだから、このくらいかかるだろう
ということを考えてだいたいの時間見積もりをする。

ここで重要なのが、終わらせる時間を考えるのではなく、
所用時間を考えることである。
また、自分の能力ギリギリで考えるのではなく、
そして余裕を持たせすぎて考えるのでもなく、
前後するかもしれない時間も考慮しておくのが大切である。

３、順序を考える

これは１と２をふまえて、どのタスクをどの順番で行うのかを考える。
いわば優先順位などを考えるステップである。

ちなみに、ここがマルチタスクで考えられる核となる部分。

ポイントは、タスクの内容がどのくらいかかるかを考慮して、
他のタスクとの順番を考えることにある。

同時進行は可能か、可能であれば何から順に行うかを考えるのである。

４、一つのタスクの中でも時間と順序を考える

予定というのはあくまで予定であって、
急に変更せざるを得ないということが多くある。
予定をしっかり決めて行動している人にとっては嫌なことだろう。

しかし、いかにうまく調節できるかがここでのポイントとなる。
どのような事が起こっていて、どのくらいかかる事なのかなど、
急に予定が狂ってしまっても、臨機応変に考えている必要があるのだ。

予定は常に変化するものだから。

５、数歩先を視野に

これは全体を通して言えることだが、
今さえよければそれでいいという考えでいるのではなく、
その先も考えた行動をしておけよということ。

これは融資系のCMと同じようなことであり、
先を見据えておけよということだ。

先を考えない事は、自分の首を絞めかねないから。。。

例：料理

料理を例に考えてみよう。
実は身近なことでマルチタスクが一番要求されるのは料理だと思う。
どんな献立をどの順番でどのように調理していくのかというのは、
作業効率をあげるためにはとても重要なことだからだ。

例えばこんな献立のとき
ご飯、みそ汁、鮭のホイル焼き、サラダ・・・
皆さんならこれをどのような手順で作るだろう？

ステップの１と２を考えよう。

ご飯はお米をといで、炊く作業がある。
みそ汁は、ダシをとり、具を切り、具とみそを入れる作業がある。
鮭のホイル焼きは、鮭と具を切り、ホイルに入れ、オーブンで焼く作業がある。
サラダは、野菜を切り、盛りつける作業がある。
各家庭によって、イメージしているものが違うかもしれないが、
だいたいこんな感じではないだろうか？

時間を考えると、時間のかかるのは、
ご飯は炊く時間が４０分くらい、
みそ汁の水をお湯にする時間が数分から１０分くらい、
ホイル焼きはオーブンの時間が１５分くらい。
サラダは１０分くらいだろうか。

ステップ３として考えると、
ご飯をまず炊き、その間にみそ汁のお湯を沸かし、
それが沸くまでホイル焼きを進める。
ホイルに包んだ鮭をオーブンに入れ、サラダの野菜を切り、盛りつけし、
その間にみそ汁のお湯が沸いたらダシをとり具を入れ、
ホイル焼きが焼けるくらいにみそを入れる。
・・・とこんな具合だろうか。

料理をやっている人なら作業効率を考えながら作業をするが、
料理の苦手な人は、実はこのマルチタスク化させた作業が苦手。
一つ一つ順番にこなしていくらしい。

○○をしている間に●●をするということを考えていないため、
一つ一つ順番にすしていくしかないようだ。
順序立てて行動することは時間の短縮にもなるが、
順序だてられず、シングルタスクになってしまうと、
時間効率が悪くなってしまうのである。

さらに、料理で言えばステップ５も関わる。
料理のところどころで出てくる洗いものである。
作業の合間合間に洗い物をして片付けておくと、
ご飯を食べるときには後でする作業も減る。
あとでまとめて・・・なんて考えて時間をとるよりも、
ご飯ができるまでにしてしまった方が明らかに効率がいい。
先も見ておくとはこういうことである。

マルチタスクはビジネスでも必要

先日のセミナーのスピーカーでもある浜垣さんが
自身のブログでこのような事を書かれていた。

　マルチタスクを効率よく処理しつつ、かつ、ひとつひとつのタスクの処理も高いスピードでこなしていくのが、やはり競争力を保つ秘訣なのかもしれません。
[会社の経営]スピード - 札幌のデザイン会社はIPOの夢を見るか？

東京の人と札幌は違う！なんて事ではなく、
結局どこであろうと、スピードは速い方がいい。
マルチタスクで作業をこなして行った方が遥かに効率がいい。

自分もこんなエントリを書いているが、
もっと自分でも、効率的に行動しないとなと思う。